חדשות
  1. ברוכים הבאים לאתר החדש של HRS הפורטל הגדול למשאבי אנוש | מה חדש באתר ? צ'ט און ליין בין HR ל HR לצוות האתר

  2. ארגז טפסים נהלים ושאלונים לשימושכן החופשי | ניוזלטר שבועי כל האירועים החמים בתחום וגם מה שחדש

  3. מאמרים מקצועיים בתחום משאבי אנוש | גיוס | הדרכה | דיני עבודה | ניהול | רווחה

תקריות וחריגות בתיק עובד

האם יש לתעד תקריות חריגות עם עובדים בתיק העובד?


לכל עובד בכל ארגון, ישנו תיק עובד. בתיק הזה מתועדים הסכמי העסקה, קורסים והכשרות, דו"ח הנוכחות ותלושי השכר של כל עובד. לצד הנתונים "היבשים", בתיקי העובד מתועדים גם המלצות חיוביות ופידבקים שקיבלו העובדים מלקוחות וממנהלים.

תיק העובד הוא תיק דינאמי, כזה שנוטים לעדכן אותו לאורך כל תקופת העסקת העובד. לעתים, שגרת העבודה המבורכת, הטובה והמוכרת מופרת ע"י אירועים ותקריות עם עובדים. תקריות שכאלו כוללות עימותים וחילוקי דעות שבין מנהל-עובד, עובד-עובד ולעתים גם עובד-לקוח. האם יש לתעד אירועים שכאלו בתיקי העובד?



מכתב תודה מלקוח – בפנים. ומה עם אירוע משמעת חריג?

תיק עובד כולל בתוכו שלל נתונים אישיים על העובד שלכם. כאמור, מדובר על תיק שמתעדכן דרך קבע, ומעצב במידה רבה את מעמדו של העובד בתוך הארגון. 

מנהלים לא יחשבו פעמיים האם לצרף לתיק העובד המלצות חמות מלקוחות, מכתבי תודה, הערכות ממרצים בקורסים וכיוצא בזה. כל פידבק חיובי שכזה, מאפשר לעובד לבסס את מעמדו בארגון. בנוסף, בעת שהוא יבקש להתקדם או לדרוש בהעלאת השכר, בקשה שכזו תהיה לגיטימית. 

תיעוד האירועים השליליים לעומת זאת, מעמיד את המנהלים במצב קצת פחות אידיאלי: האם לתעד אירועים שליליים בתיק העובד? מצד אחד, זו האחריות של המנהל כלפי הארגון. מצד שני, כל תיעוד שלילי עלול לפגוע בהתפתחות המקצועית של העובד.

תיעוד תקריות עלול לפגוע בפוטנציאל ההתקדמות של העובד

כידוע, ארגונים מעודדים מכרזים פנימיים, ולרוב יעדיפו ראשי הארגון לקדם לתפקידים בכירים עובדים קיימים. אחרי שנבחנת התאמת המועמד לתפקיד (כישורים, ניסיון וותק), מגיע שלב הריאיון האישי. מאחר ומדובר על גיוס מתוך הארגון ולא מחוצה לו, מגיעים העובדים עם תיק עובד. אירועים בעלי גוון שלילי המתועדים בתיק, עלולים לפגוע משמעותית בסיכוי העובד לקבל את התפקיד החדש.

וכאן, עולה דילמה מוסרית של המון מנהלים: האם אכן יש לתעד בתיק האישי כל אירוע חריג? במידה וכן, איך קובעים מהו אירוע חריג? כמנהלים, עליכם להפעיל שיקול דעת, ולנסות להבין האם ניתן ליישב את המחלוקת באמצעות שיח אל מול העובד. במידה ומבחינתכם העובד חצה את הגבול, תיעוד האירוע בתיק העובד הופך הכרחי.

אירועים שכדאי בהחלט לציין בתיק העובד:

  • גניבה ממעסיק (מגניבת כסף ועד עיגול פינות בדיווח השעות)

  • אלימות מילולית או פיסית מצד העובד

  • אינטראקציה חריגה אל מול לקוח ועוד...

שאלות מנחות שיסייעו לכם לקבל החלטה:

  • האם מדובר על אירוע חד פעמי ונדיר, או שאתם מזהים מגמתיות

  • האם התקבלו תלונות נוספות מעובדים / לקוחות

  • האם האירוע התרחש בתקופה קשה בחייו האישיים של העובד

לסיכום, כל עובד שלכם הוא לפני הכל בן אדם, כזה המונע מרגשות וכזה שיש לו ימים טובים לצד ימים פחות טובים. האחריות שלכם היא להפעיל שיקול דעת, ולזכור כי בכוחו של כל תיעוד בתיק העובד להשפיע על העובד שלכם – לטובה או לרעה.



הערות:

    אין תגובות

השאר תגובה

כתובת האימייל שלך לא תפורסם. שדות חובה מסומנים *