חדשות
  1. ברוכים הבאים לאתר החדש של HRS הפורטל הגדול למשאבי אנוש | מה חדש באתר ? צ'ט און ליין בין HR ל HR לצוות האתר

  2. ארגז טפסים נהלים ושאלונים לשימושכן החופשי | ניוזלטר שבועי כל האירועים החמים בתחום וגם מה שחדש

  3. מאמרים מקצועיים בתחום משאבי אנוש | גיוס | הדרכה | דיני עבודה | ניהול | רווחה

פתיחת ישיבת צוות - הזמן הלא פורמאלי

יש 2 התחלות לישיבת צוות: ההתחלה הפורמאלית וההתחלה הלא פורמאלית. במאמר זה נעסוק בהתחלה הלא פורמאלית - ב"רגע לפני".

 


ההתחלה הלא פורמאליות זה כל מה שקורה לפני שהישיבה נפתחת באופן פורמאלי. מהכניסה בדלת, דרך הכנת הקפה ועד שמתיישבים ומודיעים על תחילת הישיבה.

לכל ארגון יש את תרבות הישיבות שלו. יהיו ארגונים שהחלק הנ"ל ייקח 5 דקות ויהיו ארגונים שחלק זה יהיה חצי שעה. יש ארגונים שבחלק הנ"ל יקראו כל הדברים החשובים באמת ויש ארגונים שבחלק הזה ידווחו הרכילויות (החשובות באמת).
בכל אופן "הזמן הלא פורמאלי" הוא חלק בלתי נפרד מישיבות הצוות וכאשר אנו מתכננים ישיבה עלינו להתחשב בו ולכלול אותו בתכנון שלנו.

מהן המטרות אותן אנו יכולים להשיג ב"זמן הלא פורמאלי" ?
• השגת מידע לגבי הלכי הרוח של האנשים כלפי הנושאים שיועלו בישיבה .
• העלאת המוטיבציה לעסוק בנושא מסוים.
• יצירת סקרנות כלפי מה שהולך לקרות.
• במקרה ו"הזמן הלא פורמאלי" קורה ברובו בשל איחורים אפשר להעביר בו את המסר ששווה להגיע לחלק זה, מי שמגיע בזמן מרוויח ומי שמאחר מפסיד.
• וכמובן גיבוש הצוות בייחוד במקומות שזמן הישיבה הוא זמן המפגש העיקרי.
 
אז איך עושים את זה, איך ממקסמים את "הזמן הלא פורמאלי" ?
בואו נבחן מה קורה ב"זמן הלא פורמאלי" וננסה להיעזר בכך להשגת מטרותינו:

אנשים נכנסים בדלת
איזה שלט אנחנו שמים על הדלת שייצור גירוי ?
לישיבה בנושא סיכומים של דוחות כספיים נשים שלט: "הכניסה לממלכת המספרים האבודים".
לישיבה בנושא הגדרת תפקידים נשים את משפטו של סמאל בטלר: "אלוהים והשטן הם דוגמא טובה להתמחות מקצועית וחלוקת עבודה".
לישיבה בנושא ניהול זמן נתלה שעונים קטנים - או שאפילו נחלק בכניסה.
אפשרות נוספת היא לשים שומר בכניסה (או שאנחנו בעצמנו נהייה השומר) שיישאל את השאלות הבנאליות - ארזת לבד, היית כל הזמן ליד התיק. ויוסיף שאלות כמו: מה יש לך בתיק שיכול לעזור לישיבה, מה היית רוצה שיהיה לך בתיק שיתרום לישיבה.
פתיחה כזו תעלה חיוך ותיצור סקרנות לקראת הישיבה.

אנשים מכינים קפה
שמים כוסות בצבעים שונים ומבקשים לבחור כוס קפה לפי התייחסות לצבע.
לדוגמא - כל ראש מחלקה אמור לדווח בישיבה מה מצב הרוח של הצוות שלו. כוס כחולה תייצג "מצוין", כוס כתומה תייצג "לא משהו". כוס סגולה תייצג "חדורי מוטיבציה" וכו'
דוגמא נוספת - ציפיות מהישיבה: כוס אדומה שיהיה כיף, כוס צהובה שאנשים יקשיבו אחד לשני, כוס טורקיז שנקבל כלים, כוס ורודה - שנשמע מה קורה במחלקות אחרות, כוס לבנה - שנשתף בבעיות שיש לנו.
פתיחה כזו תיתן לנו מידע מוקדם ותיצור סקרנות לקראת הישיבה.

אנשים מחכים לאחרים
בזמן שמחכים ניתן לתת תפזורת עם מילים הקשורות לנושאי הישיבה, לתלות פלקאטי התייחסות על הקיר ולבקש מהאנשים להתייחס אליהם - על פלקאטי ההתייחסות יכולה להיות שאלה, פתגם , תמונה, שהאנשים יתבקשו לרשום את התייחסותם כלפיהם.
והכי חשוב לתת יחס אישי לכל מי שהגיע בזמן ומחכה למאחרים.

דגשים לשים לב:
• שימו לב שאתם עושים קישור בין הפעילות שקרתה ב"זמן הלא פורמאלי" לפעילות שקורה בישיבה.
• שימו לב שהפעילות ב"זמן הלא פורמאלי" איננה מעיקה, רצוי שתעשה באופן וולונטרי - רק אם האנשים רוצים בכך.
• שימו לב שעדיין יש מספיק זמן ל"שיחות סלון".
• שימו לב לכך שאתם נותנים לכולם יחס אישי - גם אם אין זמן לכך בישיבה אחת, אפשר לדאוג שבישיבה הבאה תתנו יחס אישי למי שלא קיבל בישיבה הקודמת.



קרן איזיקסון היא מפתחת הידע וההדרכה הארגוניים של מרכז טל
www.merkaztal.co.il


 


הערות:

    אין תגובות

השאר תגובה

כתובת האימייל שלך לא תפורסם. שדות חובה מסומנים *