חדשות
  1. ברוכים הבאים לאתר החדש של HRS הפורטל הגדול למשאבי אנוש | מה חדש באתר ? צ'ט און ליין בין HR ל HR לצוות האתר

  2. ארגז טפסים נהלים ושאלונים לשימושכן החופשי | ניוזלטר שבועי כל האירועים החמים בתחום וגם מה שחדש

  3. מאמרים מקצועיים בתחום משאבי אנוש | גיוס | הדרכה | דיני עבודה | ניהול | רווחה

עשר טעויות נפוצות בשכר והמחיר הגבוה שאתם משלמים עליהן


המחיר של טעויות בשכר עלול להיות כבד מבחינה כלכלית על כל מעסיק. מספיק לראות את כמות השעות שמחלקת השכר משקיעה באדמיניסטרציה ותיקוני רטרו ולהבין כמה זה עולה לכם.

ואם לא די בכך, הרי שלהתנהלות כזו יש גם עלויות עקיפות שנובעות מאובדן האמון של העובדים שלכם. 
ה
עובדים שלכם סומכים עליכם שהם מקבלים את השכר שמגיע להם, ובזמן. כאשר זה לא כך, זה יכול להשפיע על חייהם במובנים רבים ועלול לגרום להם לאי שביעות רצון, המשפיעה על התפוקות, על הנוכחות ואפילו על שיעור תחלופת העובדים, גם אם זה קורה רק פעם אחת.


ליקטנו עבורכם את עשר הטעויות הנפוצות ביותר בתחום השכר. 

רוצים להימנע מהן? – הכירו את חבילת Synerion 100 - שירותי חשבות שכר, ופתרונות בענן לניהול משאבי אנוש, נוכחות, ודיני עבודה, לחברות קטנות ובינוניות.

1. שיוך לא נכון של עובדים לקטגוריה

כוח האדם הופך להיות יותר ויותר מעורב. זוהי מגמה עולמית שהחלה הרבה לפני משבר הקורונה, ורק תופסת יותר ויותר תאוצה בימים אלה בעקבות גלי הפיטורים: לא רק עובדים קבועים במשרה מלאה, אלא גם עובדים זמניים, קבלני משנה, עובדים במשרה חלקית המועסקים במספר מקומות עבודה וכד'.

המעבר הכלכלי הזה, ממודל מסורתי של משרה מלאה, למודל של כוח עבודה מעורב, הפך את המצב למורכב ומחייב תשומת לב מיוחדת לסיווג הנכון של עובדים ושיוכם להסכם העבודה המתאים.
רק מערכות נוכחות מתקדמות מסוגלות להתמודד עם המגוון הדרוש של הסכמי עבודה מורכבים, ובלעדיהם לא תוכלו לבצע חישוב מדויק של השכר ותאלצו להתמודד עם תיקונים רטרואקטיביים, החזר מס ועוד.

2. טעויות אנוש בהזנת נתונים

טעויות עלולות להתרחש בשלב ההקמה של עובד חדש, במיוחד כאשר מערכות הנוכחות, תיק עובד והשכר שלכם אינן משולבות. במקרה כזה, תאלצו להזין נתונים לכל מערכת בנפרד, ומעבר לבזבוז הזמן, זה מתכון לטעויות. לטעויות כאלה יש השלכות על השכר שיקבל העובד. לדוגמה, אם לא מתבצע במערכת השכר אימות נתונים מול הביטוח הלאומי, זה עלול לפגוע בזכויות העובד ובהנהלות מול הרשויות.
ויש כמובן גם טעויות בעת עדכון נתונים לאורך חיי העובד בארגון, כגון ילדים שנולדו או בגרו, שינוי מקום המגורים לאזור עדיפות, ונושאים נוספים שיש להם השלכה על נקודות הזיכוי וחבות המס. לכן, מומלץ להיעזר בטופס 101 דיגיטאלי שממלא העובד ולאחר אימות הנתונים מוזן אוטומטית למערכת. זה יחסוך טעויות וזמן יקר של תיקוני רטרו.

3. חישוב לא נכון של השכר

עם חישובי שעות נוכחות, שעות נוספות, חופשות, היעדרויות, חל"ת, עמלות, ניכויים ועוד, מנהלי שכר צריכים לקבל נתונים אמינים בכדי להגיע לחישוב נכון של השכר. אם לחברה שלכם אין דרך אמינה לעקוב אחר שעות העבודה או פסקי זמן בתשלום, הסיכוי שלכם לבצע תשלום יתר או חסר של שכר גבוה מאוד. טעויות כאלה לא רק יעלו לכם בשעות של תיקונים, אלא יפגעו באמינות שלכם מול העובדים.

4. עיכוב תשלום לעובדים ולרשויות

עיכובים בשכר גוררים אחריהם פיצויי הלנה לעובדים על פי חוק ומאפשרים הגשת תלונה של העובד נגד המעסיק ליחידת האכיפה של חוקי העבודה. ואם לא העברתם בזמן את הכספים לקרן השתלמות, לקרן הפנסיה, לקופת הגמל או לחברת הביטוח, המנהלת את ביטוח המנהלים של העובד, גם סכומים אלה ייחשבו כשכר מולן (אפילו אם השכר עצמו שולם בזמן ולא היה מולן).

גם עיכובים בהגשת דו"חות לרשויות נושאים עמם עונשים וגוררים ריבית. כך למעשה, עיכובים שנעשים בתשלומים ובשכר מחייבים את החברה לשלם יותר בסופו של דבר וחבל – זה כסף שנזרק לשווא וחבל עליו.
אז קבעו מועדי תשלום לרכיבי השכר השונים
ותעזרו בהתראות תיארוך לעמידה ברגולציה, כגון: טופס 101 לעובד חדש, מועד העברת שכר ועוד, שקיימות במערכת השכר מתקדמת.

5. לא מקיימים דיני עבודה ושכר

די להיכנס לאתר של משרד העבודה והרווחה ולראות את גובה העיצומים הכספיים, החל מעשרות ועד למיליוני שקלים, שהושתו על מעסיקים שהפרו את חוק הגנת השכר, חוק שכר המינימום וכד'. חלק מהבדיקות מתבצע באופן יזום ע"י זרוע האכיפה של משרד העבודה והרווחה, וחלק נפתחות בעקבות תלונות עובדים.
אתם פשוט לא רוצים לראות גם את החברה שלכם נמנית בין מעסיקים כאלה, ולא תרצו להעמיד את עצמכם בחשיפה לסיכונים בגין קנסות ותביעות משפטיות.

6. לא שולחים טפסים בזמן

סוף השנה (ותחילת השנה החדשה) הוא זמן קדחתני עבור אנשי מחלקת השכר. לאחר שנה של עיבוד תשלומים ומיסים, עליכם לשלוח טפסים לעובדים, כגון טופס 106, כמו גם טפסים לרשויות, כגון טופס 126. אי משלוח של הטפסים הנכונים ובזמן, מקשה על ההנהלות ואף עלולה ליצור בעיות לחברה שלכם.

7. מזלזלים באבטחת מידע ושמירה על פרטיות

במערכות שלכם נשמרים נתונים רגישים אודות העובדים שלכם כגון נתונים אישיים, שכר, כתובות, מספרי חשבון בנק ומספרי ביטוח לאומי.
מידע רגיש כזה מחייב שמירה על פרטיות, כך שרק מורשים ייחשפו אליו. ואז עולה השאלה מה עדיף: מערכות בהתקנה מקומית או בענן? - דווקא מנגנוני ההגנה של מערכות בענן, עומדים בתקני אבטחת הסייבר הגבוהים ביותר בשוק, ומגנים טוב יותר על המידע מפני ניסיונות פריצה מבחוץ ובוודאי שמתוך הארגון.

8. חוסר שקיפות לעובדים

הבנת תלוש השכר יכולה להיות משימה מורכבת לעובד, במיוחד כאשר מדובר בעובדים ששכרם משתנה מחודש לחודש בשל רכיבי שכר כגון שעות נוספות, עמלות, בונוסים וכד'. בכדי לחסוך לעצמכם את הפניות של העובדים למחלקת השכר לקבלת הסברים, העניקו להם תלוש שכר חכם, המאפשר שקיפות של אופן החישוב של כל רכיב שכר. מערכות שכר מתקדמות, המתאימות גם לארגונים בסדר קטן ובינוני, מאפשרות כיום תלושי שכר חכמים באפליקציית המובייל, גם לעובדי חברות כאלה.

9. לא שומרים מידע מלא ולמספיק זמן

לכאורה, נראה שאתם צריכים לשמור המון מידע אודות העובדים שלכם ולאורך זמן: נתוני נוכחות, היעדרות, שעות נוספות, שכר והטבות ועוד. הנתונים האלה עוזרים לכם לחשב שכר בצורה חלקה. ללא רשומות מלאות ומעודכנות, אתם מסתכנים בחישוב שגוי של שכר, סיווג של עובדים ועוד.

אבל שמירה על הנתונים המלאים ולאורך זמן, מבטיחה את ההתנהלות התקינה של הארגון שלכם במקרה של ביקורת עתידית או כיסוי במקרה של מחלוקת משפטית כלשהי.

10. מפקידים את נושא השכר בידיים הלא נכונות

אם יש משהו שניתן להסיק מכל הטעויות שמנינו עד כה, זה שעסקים משלמים הרבה על טעויות בשכר, לכן חשוב שבשכר העובדים שלכם יטפל מקצוען. ולא כל מעסיק, במיוחד כשמדובר בחברות קטנות ובינוניות, יכול להרשות לעצמו להעסיק חשב שכר בכיר.

זו הסיבה שיותר ויותר ארגונים כאלה פונים לשירותי חשבות שכר במיקור חוץ. זה כמובן צריך להיות חשב שכר בכיר, בעל מומחיות בתחום השכר, המיסוי והחקיקה, והיכרות מעמיקה עם המערכות התומכות, אשר יפיק עבורכם תלושי שכר, יטפל בהפרשות הסוציאליות והפנסיוניות ויהיה אחראי על כל ההתנהלות השוטפת מול הרשויות.


הערות:

    אין תגובות

השאר תגובה

כתובת האימייל שלך לא תפורסם. שדות חובה מסומנים *