חדשות
  1. ברוכים הבאים לאתר החדש של HRS הפורטל הגדול למשאבי אנוש | מה חדש באתר ? צ'ט און ליין בין HR ל HR לצוות האתר

  2. ארגז טפסים נהלים ושאלונים לשימושכן החופשי | ניוזלטר שבועי כל האירועים החמים בתחום וגם מה שחדש

  3. מאמרים מקצועיים בתחום משאבי אנוש | גיוס | הדרכה | דיני עבודה | ניהול | רווחה

כמה זמן שווה ישיבה ?


כמה זמן לוקחת ישיבה ממוצעת של שעה וחצי בה משתתפים עשרה אנשים ?
עשרה אנשים כפול שעה וחצי זה חמש עשרה שעות. לכך צריך להוסיף רבע שעה הגעה
ורבע שעה חזרה מה שמביא אותנו לעשרים שעות.
לכך כמובן צריך להוסיף, הכנת הישיבה, הדפסת פרוטוקול, קריאת הפרוטוקול, הזמנת כיבוד, הכנת חדר הישיבות וסידורו בסיום.
בקיצור - יותר מעשרים וחמש שעות. מה שאומר שכל דקה שווה בעצם יותר משש עשרה דקות. איחור של עשר דקות הוא בעצם איחור של יותר משעתיים וחצי נתונים אלו מחייבים אותנו לעשות שימוש מושכל באותה שעה וחצי העומדת לרשותנו .עלינו להצדיק לא רק את אותה שעה וחצי שקוראת בפועל, למעשה עלינו להצדיק את עשרים וחמש שעות העובדה שחולפות.
יותר מכך עלינו לתכנן היטב את צעדינו לפני הישיבה ולדאוג לכך ש"תוצרת" הישיבה אכן תבוא לידי ביטוי – כלומר להקדיש לישיבה עוד זמן ! אחת הבעיות המרכזיות הגורמות
לניצול לא נכון של הזמן היא בעיית האיחורים.
איחורים יכולים לנבוע ממספר גורמים:
הגורם הטכני: פקקים, ישיבה אחרת שלא נגמרת בזמן, התעכבות בשל חדר ישיבות לא
מסודר. כאשר אנו מתכננים את זמן הישיבה עלינו לקחת בחשבון את הפרטים הטכניים - כמו חדר ישיבות, זמן הגעת האנשים, לו"ז שקורה במקביל או לפני או אחרי.
הגורם התוכני: המשתתפים מרגישים שהישיבה היא בזבוז זמן ולכן לא מקפידים להגיע, במקרה כזה עלינו לעשות תיאום ציפיות מחודש ולהבין ביחד כיצד יוכלו ישיבות הצוות להיות מועילות.
הגורם האנושי: המשתתפים אינם מרגישים בנוח עם שאר משתתפי הישיבה ולכן מעדיפים לאחר.
הסיבות לכך יכולות לנבוע מחוסר הכרות וגיבוש, תפיסת תפקיד שונה, חשש לדבר בישיבות וכו. אם מדובר באנשים בודדים כדאי לשוחח איתם באופן אישי ולראות איך אפשר לפתור את הבעיה. אם הבעיה היא קבוצתית, כדאי לשקף זאת לקבוצה ולראות איך ביחד פותרים את הבעיה.
בעיה נוספת היא בעיית הזמן בישיבה עצמה. תכנון הזמן הוא קריטי, עלינו לתכנן מראש כמה זמן, ייקח כל נושא ולדאוג לכך שזה יהיה באמת הזמן שיוקדש לנושא. עלינו להיות "שוטרים" של הזמן או לתת את האחריות לאחד מהמשתתפים שידאג להסתכל בשעון ולהודיע כאשר הזמן נגמר.מומלץ לרשום בתחילת הישיבה את הנושאים ואת הזמן המוקדש להם. כדאי להשאיר בין חמש לעשר דקות "בנק" של זמן אותו תוכלו לנצל במקרה ויהיה צורך.
אם יש מידע שאתם רוצים שהמשתתפים ידעו על מנת שיוכלו לקבל החלטות, כדאי לשקול האם לא כדאי לתת את המידע מראש ולהטיל את האחריות על כל אחד ללמוד מראש את החומר ובכך לחסוך אתהזמן שבו כולם נמצאים ביחד ולנצל את הזמן לשיתוף בתובנות שעלו
מאותו מידע. מה גם שכך יכול כל אחד ללמוד בקצב שלו.
-
אם יש חלק מהישיבה שלא מצריך את השתתפות כולם, כדי להעביר אותו לסוף ולשחרר את מי שאיננו צריך להיות בו.
-
כדאי להתייעץ מראש על הזמן אותו אתם רוצים להקדיש לכל נושא, בייחוד כאשר אנו רוצים שמישהו אחר יציג את הנושא.
לסיכום:
כאשר אנו מתכננים ישיבה עלינו להיות מודעים לכך שלהפסקת העבודההשוטפת ולהתכנסות של כולם ביחד צריכה להיות סיבה טובה.
צריך לתכנן את הישיבה כך שתהיה אפקטיבית ותנצל את ההתכנסות של כל המשתתפים בצורה הטובה ביותר.
ישיבה טובה היא ישיבה שמצדיקה את הזמן שהיא לוקחת. ישיבה מעולה היא ישיבה שלא רק מצדיקה את הזמן, אלא חוסכת זמן נוסף.

 

מאת : קרן איזיקסון
פורסם בגיליון פאזל אפריל 2007


הערות:

    אין תגובות

השאר תגובה

כתובת האימייל שלך לא תפורסם. שדות חובה מסומנים *