חדשות
  1. ברוכים הבאים לאתר החדש של HRS הפורטל הגדול למשאבי אנוש | מה חדש באתר ? צ'ט און ליין בין HR ל HR לצוות האתר

  2. ארגז טפסים נהלים ושאלונים לשימושכן החופשי | ניוזלטר שבועי כל האירועים החמים בתחום וגם מה שחדש

  3. מאמרים מקצועיים בתחום משאבי אנוש | גיוס | הדרכה | דיני עבודה | ניהול | רווחה

ב-10 צעדים: איך עוברים מהאופליין אל האונליין בשיאו של משבר הקורונה?

אם יש דבר אחד שמיותר לציין, הוא את העובדה כי נגיף הקורונה הוא זה המכתיב את סדר היום הציבורי. מרבית העסקים – הקטנים והגדולים, החתימו את עובדיהם על חל"ת – חופשה ללא תשלום. עם זאת, עוד נותרו עסקים שמשמרים את שגרת העבודה, זאת הודות לאפשרות שלהם להעסיק את צוות העובדים מהבית.

מעבר מהאופליין אל האונליין אמנם מצריך היערכות והסתגלות, אך הוא בהחלט אפשרי. לפניכם, 10 צעדים ליישום מוצלח של פורמט העבודה החדש



1.בוחרים תוכנת שיחות וידאו נבחרת

אתם מתכננים ישיבה עסקית עם צוות העובדים? הישיבה הבאה לא תתקיים בחדר הישיבות במשרד. כעת, עליכם לכנס את העובדים לישיבה בשיחת וידאו משותפת. ישנן מספר תוכנות המאפשרות שיח מרובה משתתפים, אך זו הבולטת ביותר היא ZOOM. 


תוכנת הזום ממותגת בעיקר ככזו המתאימה לקהל העסקי )זאת בשונה מתוכנות המכוונות לקהל הפרטי). המיתוג של זום יוקרתי, אלגנטי ומקצועי יותר, ומאפשר לכם לקיים שיחות עם עמיתים מהארץ ומחו"ל. אפשרות נוספת העומדת לרשותכם היא SKYPE, שסביר והיא כבר מותקנת אצלכם בסמרטפון. 


2.מפרסמים לו"ז פגישות וישיבות

כשם שיש לכם לו"ז פגישות בשגרה, חשוב שכך יהיה גם בחירום. עדכנו את העובדים שלכם בלו"ז המשימות והפגישות, כך שהם יוכלו להיערך לכך מראש. אמנם בשגרה יש להם זמינות מלאה כלפיכם, אך כעת הם עובדים מהבית בסביבה שאיננה מוכרת, ועם תוספת משמעותית: ילדים. 


3.דגש על זמנים: זמני פגישות ושעות העבודה

על מנת שתוכלו לבצע את המעבר מהאופליין לאונליין בקלות, חשוב להדגיש בפני העובדים: הזמנים המפורסמים הם זמני ברזל! המשמעות? אי אפשר לדחות פגישה, להזיז ישיבה או להקדים אותה בשעה. במילים פשוטות יותר: על העובדים להתאים את עצמם אליכם, ולא להפך.


ואיך אפשר לדבר על זמנים מבלי לדבר על שעות העבודה? חשוב מאד שגם בסיטואציה המורכבת הזו, העובדים ידווחו על שעות. תוכנות הזמינות לשימושכם:

  • Trello

  • Monday


תוכנות אלו יסייעו לכם גם עם מעקב שוטף אחר שעות העבודה, אך גם עם קצב ביצוע משימות העובדים. ב-trello לדוגמא, תוכלו ליצור לעצמכם צ'קט ליסט שיאפשר לכם לתכנן משימות, ולעקוב אחר קצב ביצוען. מילות המפתח – בשגרה וגם בחירום: סדר וארגון! 


4.הפגישה ב-10:00? על כולם להתחבר ב-9:50

דרשו מהעובדים לעמוד בזמנים, ולכבד את הסיטואציה הרגישה והמעט לחוצה. חיבור לשיחת הוידאו המשותפת כעשר דקות לפני הפגישה מגלם בתוכו מטרה כפולה:

  • מונעים מצב של איחורים – הפגישה מתחילה בזמן

  • עשר דקות מוקדשות לסמול טוק, בדיחות פרטיות והעלאת המורל


5.סביבה שקטה, מוארת ועם חיבור זמין לרשת

חשוב לתת לעובדים דגשים באשר לקיום פגישות באונליין. לדוגמא: חיבור מתוך חדר מואר, שקט וכזה שיש בו חיבור מהיר וזמין לאינטרנט. מספיק כשל בתקשורת אצל משתמש אחד בכדי לעכב את הפגישה.


6.מגדירים מראש מטרה ברורה לישיבה

חשוב מאד שכל פגישה שאתם מזמנים, תהיה בעלת מטרה ברורה. בלו"ז שאתם מכינים, פרטו לעובדים שלכם מהי תכלית הפגישה, על מה תדונו ומה נדרש מכל אחד מהעובדים להכין. המוטיבציה היא לייעל זמנים ולבסס את התנאים לפגישה מוצלחת ואפקטיבית.


בהקשר זה של הגדרת מטרות, Monday תוכל לסייע לכם רבות! הגדירו מטרות, ועקבו באופן שוטף אחר קצב התקדמותכם. התוכנה מאפשרת לכם להגדיר משימה, תוך שהיא משקפת בפניכם היכן אתם נמצאים בכל שלב (תקועים, תוך כדי עבודה או משימה הושלמה).


7.שאלות – רק בסוף

יש להכתיב כללים ברורים לפני תחילת הישיבה, כך שיהיה ניתן לשמור על מסגרת ברורה ותחומה. לדוגמא: אפשרו לעובדים שלכם לשאול שאלות רק בסוף. כך, ימנע מצב של ריבוי שאלות, עובד אחד שעולה על אחר וקושי שלכם לשלוט מרחוק על עשרה עובדים. 


8.התחשבות מלאה בהנחיות החדשות

נכון להיום, חל איסור לשבת בבתי קפה או לשהות במחציתם של אנשים שאינם בני המשפחה. בקשו מהעובדים שלכם לכבד את ההנחיות, ואל תשתפו פעולה עם עובדים המבקשים להתחבר לפגישה מאותו חלל ומאותה המצלמה. 


9.קבלו בהבנה הורים עם ילדים

בשגרה, העובדים שלכם נכנסים אל חדר הישיבות לגמרי לבד. כעת, כל אחד מהעובדים מסתגל לסביבת עבודה חדשה – הבית. לכן, סביר מאד כי יהיו ילדים שיגיחו לרגע, שליח של הסופר שהגיע וכן הלאה. קבלו בהבנה והכלה הפרעות בלתי צפויות שהינן חלק בתי נפרד מהשגרה החדשה.


10.בקשו משוב מהעובדים בכדי להשתפר

בסופה של שיחת הוידאו המשותפת, בקשו מהעובדים שלכם משוב. כך, יהיה ניתן לשפר את הפגישות הבאות – עבורכם ועבורם. 



הערות:

    אין תגובות

השאר תגובה

כתובת האימייל שלך לא תפורסם. שדות חובה מסומנים *